1. Quadro normativo

La trasmissione telematica all’Inps delle certificazioni di malattia dei lavoratori dei settori privato e pubblico da parte dei medici è divenuta operativa a seguito, rispettivamente, del Decreto Interministeriale (Ministero della Salute e Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali) del 26.02.2010 e della circolare n. 1 del 19.03.2010 del Dipartimento della Funzione pubblica e Dipartimento della digitalizzazione della pubblica amministrazione e dell’innovazione tecnologica.

La normativa di riferimento per i due settori è la seguente:

PRIVATO:

• art. 1, comma 149, della L. 311/2004 (prevede la trasmissione telematica del certificato di malattia, da parte del medico curante, all’INPS);
• art. 1, comma 810, della L. 296/2006  (aggiunge il comma 5 bis all’art. 50 del D.L. n. 269/1993, convertito con modificazioni, dalla L. n. 326/2003 - rende disponibile, dal 1° luglio 2007, il collegamento in rete dei medici del SSN, secondo le regole del sistema pubblico di connettività);
• D.P.C.M. del 26.3.2008 (definisce i principi generali relativi alle modalità di trasmissione telematica);
• decreto interministeriale del 26.2.2010 e disciplinare tecnico ad esso allegato (definiscono le modalità tecniche per l’invio telematico dei dati delle certificazioni di malattia al SAC);
• art. 25 della L. 183/2010 (uniforma il regime del rilascio e della trasmissione delle certificazioni di malattia per il settore  privato a quello già previsto per il settore pubblico).

PUBBLICO:

• art. 55 septies del D.Lgs. 165/2001 introdotto dall’art. 69 del D.Lgs. 150/2009.

2. Disposizioni attuative.

Con le circolari n. 1 del 19.03.2010 e n. 2 del 28.09.2010 del Dipartimento per la funzione pubblica e il Dipartimento della digitalizzazione della pubblica amministrazione  e l’innovazione tecnologica, sono state fornite, per i lavoratori del settore pubblico, le necessarie istruzioni operative ai fini dell’attuazione del nuovo processo che è stato avviato a decorrere dal 3 aprile 2010.

In particolare, sono state previste specifiche sanzioni, nei confronti dei medici del SSN o ad esso convenzionati, in caso di inosservanza circa gli obblighi di trasmissione telematica  delle certificazioni di malattia e si è provveduto a fissare un periodo transitorio,  inizialmente di quattro mesi e poi prorogato fino al 31 gennaio 2011, per la messa a regime di tale sistema.

Inoltre, la citata circolare n.1 del 19.03.2010 ha stabilito, per i lavoratori del settore pubblico, l’esonero dall’obbligo di presentazione delle attestazioni di malattia al proprio datore di lavoro, fermo restando l’onere, a carico del suddetto lavoratore, di comunicare tempestivamente l’assenza dal lavoro all’azienda.

Successivamente, è intervenuta la circolare n. 1 del 23.02.2011 del Dipartimento per la funzione pubblica e il Dipartimento della digitalizzazione della pubblica amministrazione  e l’innovazione tecnologica, che ha stabilito la conclusione del predetto periodo transitorio ribadendo che, a decorrere dal 1° febbraio 2011, nei casi di violazione della normativa in materia di trasmissione telematica dei certificati, purché non vi siano giustificati motivi che impediscano l’utilizzo delle tecnologie informatiche, i medici potranno incorrere in sanzioni disciplinari secondo criteri di gradualità e proporzionalità. Analogamente, il processo di telematizzazione della certificazione di malattia e’ partito, anche per i lavoratori del settore privato, a decorrere dal 3 aprile2010aseguito dell’emanazione del citato Decreto interministeriale del 26 febbraio 2010 e del relativo disciplinare tecnico (Gazzetta Ufficiale n. 65 del 19.3.2010).

Recentemente, l’art. 25 della Legge n. 183/2010 (Collegato Lavoro), fa rimando integrale ed esplicito all’art. 55 septies del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 - introdotto dall’art. 69 del D. Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 – cosi’ uniformando totalmente il regime del rilascio e della trasmissione delle suddette certificazioni per i casi di assenza per malattia dei dipendenti dei settori pubblico e privato, ivi compresi gli aspetti sanzionatori riferiti ai medici del SSN o con esso convenzionati eventualmente inadempienti.

Nell’ottica di recepire tutte le innovazioni normative, nel tempo, l’Istituto ha emanato diverse circolari: n. 60/2010, n. 119/2010 e n. 164/2010 con le quali sono state fornite istruzioni operative sul nuovo flusso telematico, sia con riferimento a specifiche competenze previste per il medico che, soprattutto, ai servizi offerti al lavoratore e al datore di lavoro per la consultazione e la stampa dei certificati e degli attestati di malattia.

Con la circolare n. 4 del 18.03.2011 dei Dipartimenti della funzione pubblica e della digitalizzazione  della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica e del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali, sono state impartite ulteriori disposizioni che, ribadendo le modalità per l’invio delle certificazioni di malattia, mirano ad uniformare il regime della ricezione, da parte dei datori di lavoro pubblici e privati, degli attestati di malattia dei propri lavoratori. La norma, infatti, dispone l’obbligatorietà per i datori di lavoro privati - che dovranno adeguarsi entro il termine di tre mesi dalla data di pubblicazione della circolare avvenuta con Gazzetta Ufficiale n. 135 del 13 giugno 2011 (13 settembre 2011) - di utilizzare i servizi messi a disposizione dall’Inps, esonerando il lavoratore in stato di malattia dall’invio dell’attestato.

Solo nei casi in cui non sia stato possibile procedere all’invio telematico della certificazione suddetta ed il medico curante abbia rilasciato in modalità cartacea il certificato e l’attestato al lavoratore, quest’ultimo dovrà inviare il certificato medico all’INPS, entro il termine di due giorni dal rilascio e l’ attestato di malattia al proprio datore di lavoro secondo le modalità tradizionali. Resta fermo l’obbligo del lavoratore di comunicare all’azienda l’assenza dovuta all’evento di malattia, secondo le norme contrattuali vigenti.

Con tale circolare i Ministeri emittenti hanno espresso l’avviso che, a seguito dell’entrata in vigore (24.11.2010) della legge n. 183/2010, la gestione della certificazione di malattia e della connessa attestazione della inidoneità al lavoro sia totalmente equiparata per i lavoratori dei settori pubblico e privato.

Pertanto, a parziale modifica di quanto indicato con la circolare dell’Istituto n. 21/2011, la suddetta equiparazione tra i lavoratori dei settori privato e pubblico deve essere estesa anche ai soggetti abilitati al rilascio della certificazione di malattia.

Infine, con l’entrata in vigore (6 luglio 2011) del decreto legge n. 98/2011,  successivamente convertito in Legge n. 111 del 2011 “Disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria”, sono state introdotte delle innovazioni in materia di assenze per malattia dei pubblici dipendenti.

L’art. 16, comma 9 prevede, infatti,  la sostituzione del comma 5 dell’art. 55 septies del d.lgs. n. 165/2001 introducendo un nuovo comma 5 ter che cosi’ recita: “Nel caso in cui l’assenza per malattia abbia luogo per l’espletamento di visite, terapie, prestazioni specialistiche od esami diagnostici l’assenza è giustificata mediante la presentazione di attestazione rilasciata dal medico o dalla struttura, anche privati, che hanno svolto la visita o la prestazione”.

Detta norma  introduce, quindi, un regime speciale rispetto a quello contenuto nel comma 1 dell’art. 55 septies prevedendo la giustificabilità dell’assenza per malattia per l’espletamento di visite, terapie, prestazioni specialistiche od esami diagnostici  anche tramite certificazione rilasciata da medico o da struttura privata.

Certificazione che, sino all’adeguamento del sistema di trasmissione telematica, potrà essere prodotta in forma cartacea.

In tal senso il punto 3 della circolare n. 10 del 1 agosto 2011 del Dipartimento Funzione Pubblica.

Pertanto, nei casi di assenza per malattia superiori a dieci giorni e comunque nei casi di eventi successivi al secondo, nel corso dell’anno solare, anche per il lavoratore del settore privato vige l’obbligo di produrre idonea certificazione rilasciata unicamente dal medico del Servizio Sanitario Nazionale o con esso convenzionato, con esclusione delle assenze per malattia per l’espletamento di visite, terapie, prestazioni specialistiche o diagnostiche per le quali la certificazione giustificativa può essere rilasciata anche da medico o struttura privata.

Per quanto riguarda gli eventi di malattia aventi durata pari o inferiore a 10 giorni nonché per le assenze fino al secondo evento, nel corso dell’anno solare, il lavoratore può rivolgersi, per la certificazione di malattia, anche al medico curante non appartenente al Servizio Sanitario Nazionale o con esso convenzionato.

Risulta, altresì, equiparata la modalità sia di rilascio e trasmissione telematica del certificato di malattia all’Inps che dell’attestato di inidoneità al lavoro al datore di lavoro, il quale dovrà acquisirlo telematicamente fermo restando l’obbligo del lavoratore di comunicare, come sopra menzionato, l’assenza per malattia.

Nell’ottica della completa informatizzazione del flusso della certificazione di malattia, l’Istituto gestirà in modalità telematica anche le visite mediche domiciliari, sia richieste dai datori di lavoro che disposte d’ufficio, mediante assegnazione automatica al medico di controllo più vicino al domicilio del lavoratore ammalato, con conseguenti vantaggi in termini di efficienza e tempestività del servizio. 

Si ribadisce che il medico che redige il certificato di malattia telematico è tenuto, se richiesto dal lavoratore, come viene chiarito dalla circolare ministeriale n. 4 del 18.03.2011 sopra citata a rilasciare, al momento della visita, copia cartacea del certificato e dell’attestato di malattia telematici. Tale adempimento ha anche l’utilità di consentire al lavoratore di prendere visione della corretta digitazione dei dati anagrafici e, tra questi, dell’indirizzo di reperibilità, la cui esatta indicazione rimane un onere a carico del lavoratore stesso. Il lavoratore può in alternativa richiedere al medico di inviare copia dei suddetti documenti, in formato pdf, alla propria casella di posta elettronica. Egli, inoltre, riceve dal medico il numero di protocollo identificativo del certificato inviato telematicamente. 

Qualora la stampa del certificato e dell’attestato non sia oggettivamente possibile, il medico si limiterà a chiedere conferma dei dati anagrafici inseriti e a rilasciare al lavoratore il citato numero di protocollo riferito al certificato telematico. Tale numero dovrà essere fornito dal lavoratore del settore privato al proprio datore di lavoro nel caso in cui costui ne faccia richiesta.

L’Istituto, in attuazione di quanto disposto dalla citata circolare n. 4/2011 ha realizzato un ulteriore servizio consistente nell’invio delle attestazioni di malattia al datore di lavoro anche per il tramite dei propri intermediari, come individuati dall’art. 1, commi 1 e 4 della Legge 11 gennaio 1979, n. 12.

Il servizio e’ esteso anche agli intermediari dei datori di lavoro del settore agricolo - limitatamente all’attività di assistenza svolta in favore di tali datori di lavoro.

In particolare ai seguenti soggetti:

• agrotecnici;
• periti agrari;
• dottori agronomi e dottori forestali.

Si precisa a tal riguardo che le leggi professionali che disciplinano l’attività di tali soggetti prevedono che i medesimi possano svolgere anche le funzioni relative all’amministrazione del personale dipendente dalle aziende agricole cui per legge essi possono prestare assistenza (cfr., rispettivamente: art. 11, comma 1, lett. b), della legge n. 251/1986; art. 2, comma 1, lett. a), della legge n. 434/1968; e, sia pure in modo implicito, ma chiaro: art. 2, comma 1, lett. a), della legge n. 3/1976).

Quanto sopra ai sensi delle circolari INPS e INAIL che hanno già riconosciuto ai datori di lavoro agricoli la possibilità di svolgere le suddette funzioni per il tramite dei professionisti sopra elencati: si tratta, in particolare, della circolare INPS n. 45 del 7 aprile 2008 (in materia di trasmissione telematica della denuncia aziendale delle aziende agricole) e della nota INAIL del 19 gennaio 2009, Prot. 1364 (in materia di tenuta del Libro Unico del Lavoro). 

3. Istruzioni per i datori di lavoro/intermediari.

I datori di lavoro e gli intermediari, individuati dall’articolo 1, commi 1 e 4, della Legge 11 gennaio 1979, n. 12, nonchè gli intermediari dei datori di lavoro del settore agricolo, come specificato al punto 2, hanno a disposizione una nuova funzionalità per la ricerca degli attestati di malattia mediante il codice fiscale e numero di protocollo, disponibile nel menu della consultazione on line degli attestati di malattia. Quest’ultima funzionalità è anche disponibile attraverso il canale Contact Center dell’INPS (803.164). Attraverso tale servizio il datore di lavoro e/o il suo delegato potrà verificare l’avvenuto invio del certificato di malattia. Sulla base del Codice Fiscale del dipendente e del numero di protocollo assegnato dall’INPS all’atto della ricezione del certificato di malattia telematico, il Contact Center ne confermerà o meno la presenza.

Ai predetti intermediari è stata, inoltre, estesa la possibilità, già prevista per i datori di lavoro (cfr circolari n. 60 e n. 119 del 2010), di richiedere il servizio di consultazione degli attestati di malattia attraverso il:

- Sistema di invio con PEC.

La richiesta di invio degli attestati tramite PEC deve essere inoltrata all’indirizzo di Posta certificata della Struttura territoriale Inps competente utilizzando lo stesso indirizzo di PEC al quale dovranno essere destinati gli attestati di malattia dei lavoratori.

- Sistema di accesso con PIN.

L’ Inps mette a disposizione dei datori di lavoro  le attestazioni di malattia relative ai certificati trasmessi dal medico curante, mediante accesso al portale INPS www.inps.it - servizi on-line e previa autorizzazione e attribuzione di un PIN. 

I sistemi appena descritti saranno resi disponibili nelle prossime settimane agli intermediari che abbiano ricevuto delega generale da un datore di lavoro allo svolgimento di tutti gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale nei confronti dell’INPS ed abbiano comunicato all’Istituto l’esistenza di tale delega mediante l’apposita applicazione informatizzata descritta nella circolare n. 28 del 2011, nonché agli intermediari dei datori di lavoro agricoli che hanno ottenuto l’autorizzazione a svolgere gli adempimenti contributivi per conto delle aziende agricole (cfr. circolare n. 110 del 2009).

I datori di lavoro e/o l’intermediario in possesso di PIN e/o di abilitazione alla ricezione dell’attestato di malattia via PEC sono tenuti a chiedere tempestivamente la revoca dell’autorizzazione al verificarsi della cessazione dell’attività, della sospensione o del trasferimento in altra struttura dell’intestatario del PIN e/o di abilitazione alla ricezione dell’attestato di malattia via PEC, in modo tale che l’Inps possa provvedere a revocare l’abilitazione.

Infine, si trasmettono in allegato le nuove specifiche tecniche del formato XML che sostituiscono quelle trasmesse con la circolare n.119 del 07/09/2010 (allegato 1).  

4. Istruzioni per il lavoratore.

L’Inps ha, inoltre, reso operativo un nuovo servizio che consente ai lavoratori di inoltrare richiesta di invio del certificato e dell’ attestato di malattia alla propria casella di Posta Elettronica Certificata.

La richiesta deve avvenire utilizzando esclusivamente la posta certificata rilasciata in base alle norme del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009 (www.postacertificata.gov.it). La richiesta di invio degli attestati tramite PEC deve essere inoltrata all’indirizzo di Posta certificata della Struttura territoriale Inps competente indicando i propri dati anagrafi completi di codice fiscale.

Per i cittadini che non dispongono di una casella di Posta Elettronica Certificata, ma sono in possesso di Pin valido per la consultazione dei certificati di malattia, l’ Istituto ha reso operativo un nuovo servizio che consente al lavoratore di ricevere copia degli attestati di malattia presso un indirizzo di email dallo stesso indicato.

5. Istruzioni procedurali per le Sedi.

Per la gestione delle nuove richieste di invio tramite PEC è stata aggiornata la procedura disponibile sul sito Intranet – Processi – prestazioni a sostegno del reddito – la funzione “Gestione P.E.C. per invio attestati di malattia Telematici” che rende disponibili sia la nuova opzione per gli intermediari individuati dall’articolo 1 commi 1 e 4 della Legge 11 gennaio 1979, n. 12, nonchè per gli intermediari dei datori di lavoro del settore agricolo come indicato al punto 2, sia la registrazione delle richieste di invio tramite PEC degli attestati di malattia da parte del cittadino.

Per la gestione delle richieste di invio tramite PEC degli attestati di malattia telematici da parte degli intermediari vale quanto già indicato nella circolare n.119 del 07/09/2010, mentre per la gestione delle richieste di invio tramite PEC da parte del cittadino, l’operatore dovrà selezionare la nuova voce “Cittadino”.

Si ricorda che l’abilitazione degli operatori di Sede alla applicazione Intranet in argomento dovrà essere effettuata esclusivamente tramite il sistema Identity Management (IDM) dagli amministratori di IDM che hanno il ruolo di ”Gestore profili web intranet”.

L’applicazione in oggetto prevede un unico profilo autorizzativo denominato “Invio Attestati di Malattia con PEC”.