Circolare n° 70 del 17-05-2018

Direzione Centrale Entrate e Recupero Crediti
Direzione Centrale Ammortizzatori Sociali
Direzione Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi
Ai Dirigenti centrali e periferici
Ai Responsabili delle Agenzie
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periferici dei Rami professionali
Al Coordinatore generale Medico legale e
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e, per conoscenza,

Al Presidente
Al Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza
Al Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci
Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all'esercizio del controllo
Ai Presidenti dei Comitati amministratori
di fondi, gestioni e casse
Al Presidente della Commissione centrale
per l'accertamento e la riscossione
dei contributi agricoli unificati
Ai Presidenti dei Comitati regionali
Ai Presidenti dei Comitati provinciali
Prestazioni di malattia per il personale assicurato ex-Ipsema (articolo 10, comma 3, del decreto-legge 28 giugno 2013, n. 76, convertito dalla legge 9 agosto 2013, n. 99). Rilascio in produzione delle nuove funzionalità di comunicazione anagrafica natanti e trasmissione dei dati retributivi. Prime istruzioni operative

La circolare fornisce le prime istruzioni operative, di carattere tecnico ed amministrativo, conseguenti al rilascio in produzione della versione implementata dell’anagrafica dei natanti e dell’applicativo reingegnerizzato, ad uso dei datori di lavoro, per la trasmissione dei dati retributivi necessari al pagamento delle prestazioni di malattia ai lavoratori marittimi.

INDICE

1. Premessa

2. Comunicazione delle anagrafiche dei natanti

2.1 Aggiornamento delle caratteristiche dei natanti. Istruzioni operative

3. Comunicazione dei flussi retributivi. Istruzioni operative

4. Cronoprogramma degli adempimenti

1. Premessa

L’articolo 10, comma 3, del decreto-legge 28 giugno 2013, n. 76, convertito dalla legge 9 agosto 2013, n. 99, ha disposto, a far data dal 1° gennaio 2014, il trasferimento all’Inps della gestione diretta delle attività relative all’accertamento e alla riscossione dei contributi e all’erogazione delle prestazioni previdenziali di malattia, maternità, disabilità, donazione di sangue e/o midollo osseo ai lavoratori assicurati presso l’ex-Ipsema e, successivamente, presso l’Inail-settore navigazione.

Le prime istruzioni operative in materia sono state fornite con la circolare congiunta Inps/Inail n. 179 del 23 dicembre 2013, alla quale hanno fatto seguito ulteriori istruzioni afferenti a specifici aspetti gestionali delle lavorazioni.

In particolare, in una prima fase transitoria, sono state adottate le modalità già in uso presso l’Ipsema e l’Inail, utilizzando la medesima applicazione, opportunamente riadattata alle esigenze gestionali dell’Inps, per le lavorazioni di malattia, maternità e prestazioni a tutela della disabilità, in modo da armonizzare tali lavorazioni con l’iter in uso per le altre categorie di lavoratori assicurati presso l’Istituto.

Procedendo in tale ottica di armonizzazione, sono state effettuate le necessarie implementazioni procedurali che hanno comportato un primo livello di integrazione delle prestazioni diverse dalla malattia (cfr. la circolare n. 173 del 23 ottobre 2015); inoltre, riguardo alla tutela della malattia, sono state implementate le procedure informatiche per agevolare l’acquisizione degli elementi necessari all’istruttoria attraverso i flussi già in uso ad altri fini, sia riguardo all’anagrafica dei natanti sia riguardo all’acquisizione dei dati retributivi.

In tal modo, l’Istituto ha inteso superare le criticità riscontrate nelle lavorazioni in argomento durante la menzionata fase transitoria, di seguito sinteticamente rappresentate.

Per l’erogazione delle prestazioni in oggetto, riguardo alla tutela della malattia, l’Istituto effettua la necessaria istruttoria per l’accertamento dei requisiti amministrativi – per talune prestazioni spettanti in presenza di caratteristiche del natante su cui il lavoratore risulta imbarcato – ed effettua il calcolo delle prestazioni sulla base della retribuzione percepita dagli aventi diritto nel periodo di riferimento.

Ad oggi le comunicazioni relative alle variazioni e prima iscrizione delle anagrafiche navali sono acquisite sia sul sistema di Anagrafica aziende dell’Istituto (ai fini contributivi) sia sul gestionale ex-Ipsema (ai fini dell’erogazione delle prestazioni di malattia), comportando un doppio adempimento da parte degli armatori.

Con riferimento alla comunicazione delle retribuzioni, l’applicativo attualmente in uso consente l’invio delle informazioni esclusivamente per singola posizione.

In virtù di tale limitazione, pertanto, per la trasmissione di dati retributivi riferiti a più lavoratori gli armatori utilizzano modalità di comunicazione alternative (ad esempio, la trasmissione a mezzo PEC), con aggravio del processo di lavorazione, gestito manualmente, a carico delle Strutture territoriali INPS.

Tanto premesso, l’Istituto ha inteso superare tali criticità integrando le funzioni per la gestione delle anagrafiche aziendali e realizzando una nuova applicazione web per consentire la comunicazione, anche massiva, dei flussi retributivi.

2. Comunicazione delle anagrafiche dei natanti

Il sistema di Anagrafica aziende dell’Istituto, finalizzato all’espletamento degli adempimenti contributivi, è stato integrato con ulteriori funzioni che consentono l’acquisizione degli elementi istruttori relativi alle caratteristiche del natante su cui il lavoratore risulta imbarcato, necessarie per la corretta liquidazione delle prestazioni di malattia.

In particolare, il suddetto sistema è stato arricchito di un questionario descrittivo di tali ulteriori caratteristiche delle navi, da trasmettere, per i natanti già iscritti all’Istituto, a cura di armatori e datori di lavoro del settore pesca descritti nella circolare n. 179 del 23 dicembre 2013, responsabili nei confronti dell’Istituto per gli adempimenti contributivi riguardo ai natanti da essi utilizzati.

Alla compilazione del medesimo questionario, inoltre, saranno tenuti a regime i datori di lavoro all’atto dell’iscrizione di nuove matricole “nave”, che risulteranno, pertanto, subito in linea con le implementazioni informatiche in argomento.

2.1. Aggiornamento delle caratteristiche dei natanti. Istruzioni operative

Per l’inserimento delle caratteristiche dei natanti, gli armatori e i datori di lavoro del settore pesca devono attenersi alle seguenti istruzioni operative:

- accedere al menu dei servizi per le aziende e i consulenti, presente sul sito istituzionale dell’INPS;

- nella sezione “Iscrizione e Variazione Aziende”, attivare la voce “Richiesta variazione dati aziendali”;

- digitare la matricola della posizione interessata;

- attivare la voce “Variazione dati navali” (tale voce è attiva se la posizione contributiva è contrassegnata dal Codice Statistico Contributivo e dai Codici di Autorizzazione che qualificano l’impresa come armatoriale o appartenente al settore della pesca marittima). Se l’azienda ha già trasmesso in precedenza un questionario, verranno visualizzati i dati presenti in archivio e, cliccando sull’apposita dicitura, si potrà scaricare il certificato della nave eventualmente fornito in precedenza;

- compilare il questionario rispondendo alle domande che la procedura prevede;

- inserire il certificato navale;

- inviare il questionario attraverso l’apposita funzionalità “Invia Richiesta Variazione”.

La procedura conferma l’inoltro con un messaggio comprendente il numero di protocollo, che può essere stampato cliccando sull’apposito pulsante.

Qualora, all’atto della compilazione del predetto questionario, si riscontrasse la presenza di informazioni non correttamente registrate nell’archivio dell’Istituto (ad esempio, presenza di apici ad inizio e/o fine nella denominazione dell’azienda), si richiede di provvedere alla correzione di tali informazioni.

3. Comunicazione dei flussi retributivi. Istruzioni operative

Il nuovo servizio, che verrà pubblicato sul portale dell’Istituto, consentirà agli armatori di comunicare i dati retributivi del dipendente con facoltà di optare per l’invio singolo o in modalità massiva per flussi aggregati mediante codice fiscale del lavoratore; la comunicazione della retribuzione percepita nel periodo preso a riferimento, differenziata in relazione all’evento di malattia occorso al lavoratore, verrà resa disponibile all’operatore della Struttura territoriale competente in fase istruttoria.

L’accesso all’applicazione avverrà dal portale INPS, tramite autenticazione con apposite credenziali; sulla base dell’incrocio con i dati censiti dal sistema centralizzato INPS “Anagrafica aziende” verrà proposto un elenco contenente le aziende, per le quali l’utente autenticato è autorizzato ad operare, con il dettaglio dei natanti ad esso riferibili.

Selezionata la nave, l’applicazione renderà disponibile un menù composto dalle seguenti voci:

- “Trasmissione Singola”: la funzionalità permette l’inserimento manuale dei dati di una singola posizione retributiva. Al momento dell’inserimento, verranno effettuati controlli, formali e sostanziali, sulla correttezza delle informazioni comunicate, ed il salvataggio avverrà solo dopo il superamento di tali controlli;

- “Trasmissione Massiva”: la funzionalità permette la trasmissione di un file XML contenente più posizioni retributive. Al momento del caricamento del file verranno effettuati controlli formali sulla correttezza del file stesso, all’esito del superamento dei quali avverrà il salvataggio dei dati trasmessi in modalità “provvisoria”. I dati saranno “validati” e salvati definitivamente, con riferimento alle singole posizioni retributive, soltanto all’esito del positivo superamento dei successivi controlli di sistema del file trasmesso. Qualora anche una sola posizione retributiva comunicata non dovesse superare i controlli e le validazioni di sistema, il file verrà scartato nella totalità delle posizioni comunicate e, tramite la funzionalità di consultazione, verrà data evidenza delle anomalie riscontrate;

- “Consultazione Trasmissioni”: la funzionalità permette la visualizzazione delle informazioni salienti sulle comunicazioni trasmesse (Identificativo, Data acquisizione, Data validazione e Stato), distinte per singole e massive, con il relativo dettaglio;

- “Ricerca”: questa sezione permette la ricerca delle Posizioni Retributive presenti nel sistema, tramite appositi filtri di ricerca.

Per ogni altra informazione di dettaglio si rinvia alla consultazione del Manuale Utente pubblicato alla relativa voce di menù.

4. Cronoprogramma degli adempimenti

Al fine di agevolare un tempestivo aggiornamento del sistema di “Anagrafica aziende” dell’Istituto, i datori di lavoro sono tenuti ad effettuare quanto richiesto, secondo le istruzioni operative di cui al precedente paragrafo 2.1, entro il termine di sessanta giorni dalla data di pubblicazione della presente circolare.

Decorso tale termine, l’attuale applicativo web presente sul sistema ex-Ipsema, ad uso dei datori di lavoro, verrà disabilitato e le comunicazioni relative alle variazioni e prima iscrizione delle anagrafiche navali saranno acquisite esclusivamente sul sistema di “Anagrafica aziende” dell’Istituto.

Allo stesso tempo, verrà reso disponibile ai datori di lavoro sul sito dell’Istituto il nuovo applicativo web per la comunicazione dei dati retributivi afferenti il dipendente in assistenza per malattia, secondo le modalità di cui al precedente paragrafo 3.

Si fa rinvio a successive istruzioni di dettaglio riguardo ad eventuali ulteriori sviluppi richiesti per l’ottimizzazione dell’istruttoria amministrativa delle prestazioni in argomento.

Il Direttore Generale Vicario

Vincenzo Damato