Archivio Storico - Regolamento

"L'Archivio Storico dell'INPS conserva la documentazione di interesse storico, prodotta dalla Direzione Generale, relativa agli affari esauriti da oltre quaranta anni a partire dal 1898, anno di fondazione dell'Istituto. L'Archivio Storico conserva anche la documentazione di interesse storico prodotta dalla Casse e Fondi pensione confluite nell'Istituto. In casi eccezionali potrà accogliere, per garantire una migliore conservazione o una più larga consultazione, documentazione proveniente dalle unità periferiche o relativa a periodi posteriori al quarantennio. Potrà anche accogliere documentazione di terzi che volessero donare o depositare il proprio archivio, previa autorizzazione del Direttore Generale dell'Istituto."

L'Archivio Storico: cura la conservazione e la sicurezza dei documenti dell'INPS che vengono versati a norma delle disposizioni contenute nel "Massimario di conservazione e scarto degli atti e documenti", approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 905 del 4 giugno 1996 e di altri documenti che vengono acquisiti a norma del presente Regolamento; cura la conservazione dell'archivio fotografico e audiovisivo e altra documentazione prodotta su supporto non cartaceo; cura l'ordinamento e l'inventariazione dell'archivio e la redazione di altri strumenti di consultazione anche informatici; procede, ove necessario, al restauro dei documenti; propone la duplicazione di serie archivistiche su microfilm o supporto ottico a fini di sicurezza o consultazione; pubblica fonti di particolare rilievo e collabora con altre Direzioni o Unità periferiche per studi e pubblicazioni; predispone e cura l'aggiornamento del sito informatico dell'Archivio Storico; accerta la consistenza del patrimonio documentario di interesse storico dell'Istituto anche collocato presso altri Uffici o Unità Periferiche e vigila sul regolare versamento in Archivio della documentazione di pertinenza; assicura la consultazione dei documenti da parte degli utenti autorizzati e presta consulenza tecnica agli utenti; assicura la consultazione dei fondi e delle serie riordinate ed inventariate: un elenco aggiornato della documentazione consultabile sarà disponibile anche sul sito informatico dell'Archivio Storico.

Sono ammessi a frequentare l'Archivio Storico dell'INPS, secondo le norme del presente regolamento, studiosi e ricercatori che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età.
Per l'accesso è necessario presentare un documento di identità e una domanda di ammissione al Dirigente competente in cui verranno specificati: le generalità, il recapito, la professione, l'oggetto della ricerca, i documenti di cui si chiede la consultazione.
L'Archivio Storico potrà rilasciare una tessera di ammissione a validità trimestrale.
L'accesso per la consultazione dell'Archivio da parte del personale INPS, anche per esigenze di servizio, seguirà la procedura prescritta dal presente articolo.
Ogni volta che accedono all'Archivio Storico, gli studiosi presentano un documento di identità e firmano un apposito registro di presenza.

I documenti conservati nell'Archivio Storico sono liberamente consultabili ad eccezione di quei documenti che riguardino situazioni private di persone, consultabili dopo settanta anni.
Tali limiti non valgono in caso di consultazione per esigenze di servizio da parte del personale INPS previa richiesta scritta su apposito modulo a firma del Dirigente competente.
La richiesta dei documenti da consultare è effettuata con appositi moduli presso la Reception della Biblioteca Centrale, dove sono disponibili gli strumenti di corredo dei fondi archivistici e la consulenza del personale dell'Archivio storico.
Non sono consentite richieste per un numero di buste superiore a cinque.
Ogni studioso può presentare fino a quattro richieste al giorno.
I documenti si consultano unicamente nella sala di studio.
La consultazione autorizzata di documenti riservati avviene in locali separati.
Nei locali dell'Archivio Storico non possono essere introdotti soprabiti, borse, ombrelli e analoghi oggetti che sono depositati all'ingresso. L'Istituto non è responsabile di denaro od oggetti che vi fossero contenuti.
E' consentito l'uso di computer portatili, mentre chi desideri utilizzare registratori, macchine fotografiche e simili strumenti ne fa domanda al Direttore, che può consentirne l'uso in locali idonei.
Nella sala di studio si osserva il silenzio ed è vietato fumare.

Lo studioso si assume comunque la responsabilità penale e civile per reati o danni eventualmente derivanti a persone o ad enti dalla diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.

L'orario di apertura al pubblico e le sue eventuali variazioni sono stabiliti dalla competente Direzione Centrale. Variazioni contingenti di orario possono essere disposte dal Direttore per motivi tecnico/organizzativi, come partecipazione del personale a corsi di aggiornamento professionale, riordino del materiale librario, revisione inventariale, disinfestazione, etc..

I documenti vengono consultati dopo che siano stati poggiati stabilmente sul piano del tavolo o del leggio, avendo cura di evitare anche il più lieve danno.
In particolare non è consentito apporvi alcun segno, anche se a matita.
Di norma gli studiosi non possono tenere aperto, per la consultazione, più di un pezzo per volta. La regola è tassativa nel caso di carte sciolte.
Per validi motivi, il responsabile della sala di studio può consentire la consultazione di due pezzi per raffronto, con le precauzioni necessarie ad evitare la confusione delle carte.
Se la consultazione si protrae per più giorni il documento viene lasciato sul tavolo, insieme ad un foglio su cui lo studioso scrive il proprio nome.
A consultazione terminata il documento viene consegnato al personale.
Un documento non consultato per tre giorni si considera restituito, salvo diversa comunicazione al personale di sala.
La ricollocazione è effettuata esclusivamente a cura del personale dell'Archivio Storico.
I libri e le riviste conservati nella sala inventari sono liberamente consultabili esclusivamente all'interno di quella sala.

Il rilascio di fotocopie di singoli documenti conservati nell'archivio storico è autorizzato dal Direttore ed è comunque limitato alla documentazione strettamente inerente alla ricerca.
Per il rilascio di fotocopie si seguono le procedure previste all'art. 16.

Il testo dei documenti conservati nell'Archivio Storico può essere trascritto e pubblicato solo parzialmente. La trascrizione e la pubblicazione integrale è soggetta ad autorizzazione del Direttore.
Con il rilascio di copie, anche integrali, tratte da propri documenti, l'Istituto riconosce agli studiosi gli stessi diritti citati nel precedente comma.
E' vietata, salvo precisa autorizzazione dell'Istituto, qualsiasi riproduzione in fac-simile.

L'Archivio Storico aderisce al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dal Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996.